En faktura er et dokument, der specificerer og opkræver betaling over for kunden, i forbindelse med et salg af en vare eller en ydelse. Fakturaer oplyser om priser, antal, betalingsbetingelser og eventuelt kan der være vedlagt et indbetalingskort.
Du skal altid skrive minimum to fakturaer, når du sælger en vare eller en ydelse. Én til kunden og én til dit eget regnskab.
Du kan dog undtagelsesvist lade være, hvis du bruger et kasseapparat, hvor kassebonen kan erstatte fakturaen, hvis den indeholder de samme oplysninger som fakturaen.
Fakturering er vigtigt, fordi en faktura er det vigtigste dokument, når et salg foretages, da det også fungerer som kvittering for selve salget. Samtidig er det også en bindende aftale for selve salget.
Fakturaer bliver ikke kun brugt, når man skal holde styr på indtægter og udgifter. Det kan også bruges i forbindelse med udsendelse af eventuelle rykkere, som en opfølgning på en manglende betaling.
Det er også en mulighed at udforme og udsende en proforma-faktura til kunden. Dette kan man gøre, hvis man ikke endnu kender alle detaljerne om det kommende salg. Således kan den fungere som dokumentation for en forudbetaling eller endnu u-leverede varer eller ydelser.
Det er dog vigtigt at understrege, at en proforma-faktura ikke fungerer som en reel faktura. Derfor skal skal den heller ikke bogføres, ligesom kunden ikke er forpligtet til at betale den.
Der findes ingen lovmæssige krav til, hvordan en faktura bør se ud. Derfor har du fuldstændigt frie tøjler, når det kommer til layoutet af den. Så længe den indeholder al den info, som er lovmæssigt bestemt, kan du udforme den som du vil.
Der er to overordnede krav, som du altid skal være opmærksom på at overholde. Dels at du altid skal sørge for at både du og kunden har en udgave af fakturaen, og at du husker, at fakturaen indeholder et fakturanummer.
Alle kravene til hvad en faktura skal indeholde, gennemgår vi herunder.
Det er ikke underordnet, hvad der fremgår af en faktura, da der er en række lovmæssige krav til, hvad en faktura skal indeholde.
Fakturanummer
Først og fremmest skal fakturaen indeholde et fakturanummer, som er del af én fortløbende lang nummerserie. Formålet med denne fakturanummer-serie er at sikre, at der ikke mangler en faktura, eller foregår snyd i virksomheden.
Umiddelbart arbejder man kun med én fakturanummer-serie. Men i særlige tilfælde, hvor der er god grund til det, kan man godt arbejde med flere fakturanummer-serier. Det kan eksempelvis være, hvis du har flere forskellige webshops under samme virksomhed.
Fakturadato
Fakturaen skal også indeholde en fakturadato, som er den dato fakturaen er udstedt.
Information om den sælgende virksomhed
Virksomhedens navn, adresse, samt det SE/CVR-nummer de afregner moms under, skal fremgå af fakturaen.
Information om kunden
Kundens (køberens) navn og adresse skal også fremgå af fakturaen. Hvis kunden er en momsregistreret virksomhed, skal kundens CVR-nummer ligeledes fremgå.
Varespecificering
Varens/ydelsens art, mængde og pris skal være præcist defineret i fakturaen.
Moms
Da andre momsregistrerede virksomheder kan stille særlige krav til momsbeløbets anførelse i fakturaen, bør både momsbeløbet og momssatsen altid fremgå af fakturaen.
Der findes ingen lovmæssige krav til, hvordan en faktura bør se ud, så længe fakturaen indeholder ovennævnte oplysninger.
Overordnet set, er der to forskellige måder at udsende en faktura på; digitalt eller på papir med brevpost.
Den fysiske variant på papir er efterhånden ret gammeldags, og mange vælger i dag at udsende deres fakturaer digitalt. Der kan dog være kunder, som stadig foretrækker at få fakturaen på papir, hvorfor det er god kundepleje at kunne tilbyde den service.
Hvis man vælger den digitale model, er der flere måder man kan gribe det an på. Du kan vælge at vedhæfte fakturaen som PDF-fil i en email, eller udsende en elektronisk faktura gennem et regnskabssystem.
Det også værd at være opmærksom på, at hvis man som virksomhed skal levere en ydelse eller vare til en offentlig virksomhed, skal fakturaen være elektronisk. Det er nemlig et krav, at man sender en EAN-faktura, som er en variant af en elektronisk faktura. Forskellen er, at der i en EAN-faktura indgår et EAN-nummer, som et slags identifikationsnummer.
Som offentlig virksomhed kan du godt betale via EAN-nummer eller EAN-faktura. En EAN-fakturering er en speciel faktueringsform, der benyttes til det offentlige og virksomheder, som er registreret i NemHandelsregisteret.
Når man skal sende en faktura til et EAN-nummer, så vil man ofte benytte sig af et regnskabsprogram.
Har du brug for hjælp til ovenstående? Så tøv ikke med at kontakte os.
Der er mange der ikke er klar over det, men en faktura kan faktisk godt blive forældet. Og dermed kan ens krav og indhold også forældes.
Reglen er som udgangspunkt, at en faktura forældes tre år efter det tidspunkt, hvor sælger kunne have forventet at få sine penge. Så hvis en virksomhed vælger først at udsende en faktura 1 år efter det udførte arbejde, gælder de 3 års forældelsesfrist altså ikke fra dén dag, men fra 1 år tidligere, da det udførte arbejde blev afsluttet.
I Forældelseslovens § 2. formuleres det således: Forældelsesfristerne regnes fra det tidligste tidspunkt, til hvilket fordringshaveren kunne kræve at få fordringen opfyldt, medmindre andet følger af andre bestemmelser.
Hvis fakturaen er udsendt umiddelbart efter det afsluttede arbejde, som er måden de fleste gør det på, så gælder forældelsesfristen fra forfaldsdatoen på fakturaen.
Det er dog en mulighed at afbryde forældelsesfristen ved at bringe fakturaen for retten, ved at få en skyldnererklæring på beløbet eller ved et gældsbrev.
Hvis du er i en situation, hvor det er relevant at sende fakturaer ud, vil du med sikkerhed også stifte bekendtskab med en kreditnota. En kreditnota bliver eksempelvis relevant, når man f.eks. har solgt en vare i sin webshop, som en kunde gerne vil returnere.
Når kunden allerede er blevet faktureret, kan du ikke annullere salget. Men du kan nulstille det, ved at sende en kreditnota til kunden der returnerer varen. På den måde får kunden sine penge retur, og den allerede gennemførte fakturering bliver udlignet af kreditnotaen.
Skal du sende en faktura til et andet EU land, er det stadig vigtigt at dit CVR-nummer fremgår af fakturaen, blot med DK anført foran det 8-cifret nummer.
Dette skyldes at dit VAT-nummer, som er dit internationale identifikationsnummer, er identisk med dit CVR-nummer blot med DK anført foran – f.eks. DK12345678.
Du behøver ikke at komme med en detaljeret beskrivelse. Vores eksperter vil validere din sag, før vi matcher dig med relevante rådgivere.